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Personalwesen

„..wir brauchen eine neuen Mitarbeiter, die Personalabteilung soll mal eine Stellenanzeige erstellen“.

Damit beginnt häufig die Personalarbeit, denn die Personalabteilung begleitet einen neuen Mitarbeiter schon dann, wenn dieser noch nicht eingestellt ist. Und so stimmt sich der Personaler mit den Fachbereichen ab, formuliert eine Anzeige für die Homepage, die Zeitung, einer Jobbörse oder brieft einen Personalberater, sichtet die eingehenden Bewerbungen, trifft häufig eine Vorauswahl der Bewerbungen, stimmt sich erneut mit Fachbereichen hinsichtlich möglicher Termine für das Vorstellungsgespräch ab und begleitet und dokumentiert schließlich die Vorstellungsgespräche.

Nach der Auswahl des neuen Mitarbeiters obliegt es dem Personalbereich, den Arbeitsvertrag zu erstellen und ggf. mit den Kandidaten entsprechende Verhandlungen (innerhalb eines Rahmens) zu führen.

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Ist der Mitarbeiter schließlich eingestellt, ist häufig der Personalbereich die erste Anlaufstelle im Haus. Es werden entsprechende Informationen ausgehändigt und der Kandidat an den Fachbereich übergeben.

Häufig liegt auch die Weiterbildung der Mitarbeiter in dem Verantwortungsbereich der Personalabteilung. So trifft dieser die Entscheidung, welche Anbieter von Weiterbildungsmaßnahmen für das Unternehmen der Richtige ist. Schließlich werden die Seminare über den Personalbereich kommuniziert und organisiert.

Für den Fall, dass ein Mitarbeiter Fehlleistungen erbringt, ist der Personalbereich m. E. zwingend als Berater einzubinden, welcher die Fachbereiche bei der Erstellung von notwendigen personellen Maßnahmen unterstützt, ggf. notwendige Kennzahlen liefert, (wie z.B. Arbeitsunfähigkeitsquote), den Fachbereich bei den Personalgesprächen unterstützt und begleitet.

Und sollte es schließlich doch zu einer Trennung kommen, ist es der Personalbereich, der das Kündigungsgespräch begleitet und dem Mitarbeiter schließlich die Kündigung aushändigt.
Das Ende einer Arbeitszeit ist jedoch oft der Eintritt ins Rentenalter, auch in diesem Fall ist das Gesicht eines freundlichen Mitarbeiters aus dem Bereich Personal das letzte „Unternehmens-Gesicht“, welches der Mitarbeiter sieht.

Somit ist der Bereich des Personalwesens die Abteilung, welche den Mitarbeiter von Anfang bis Ende begleitet.

Gerade im Ladenbau stellt diese Aufgabe noch eine Besonderheit dar, hat es die Personalabteilung doch mit ganz unterschiedlichen Menschen zu tun, wie Menschen, welche sehr kreativ agieren, da diese sich mit Planung und Konzeptionierung beschäftigen, oder mit prozessorientierten Projektmanagern, welche immer unter Zeitdruck stehen und nur wenig Zeit für „irgendwelche Personalprogramme“ haben. Da sind Mitarbeiter aus den Bauabteilungen, die oft und häufig unterwegs sind, manchmal auch international, hier sind dann noch die Landesüblichen und rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten.

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Die wesentlichen Bausteine der Personalarbeit sind:

Changemanagement ist die systematische Gestaltung und Begleitung von geplanten (anstehenden) Veränderungen in Organisationen. Der Personalbereich ist bei diesen Themen der Unterstützer der Führungskräfte und unterstützt aktiv dabei, eine Reflexion der eigenen Rolle als Führungskraft in vergangenen und zukünftigen Changemanagement- Prozessen durchzuführen. Mitarbeiter, welche durch einen Change betroffen sind, benötigen Kommunikation und Unterstützung, oder auch Begleitung bei diesen Themen. Hier ist zu unterscheiden in:

  • Intrapersonelle Themen
    Wie wir, als Individuen, Veränderungen erleben und darauf reagieren.
  • Interpersonelle Themen
    Wie wir mit anderen interagieren, während wir durch Veränderungen führen.

Dabei kommt den jeweiligen Führungskräften eine Schlüsselrolle zu. Der Bereich HR ist während des gesamten Prozesses der enge Begleiter und sollte bereits in die Planung solcher Prozesse mit eingebunden werden.

In Zeiten des herrschenden Fachkräftemangels spielen die Aktivitäten rund um das Thema Recruiting eine gewichtige Rolle. Der Bereich HR führt häufig intern zunächst Interviews durch, um herauszufinden, welche Aufgaben zu erfüllen sind, und daraus abgeleitet, welche Kompetenzen für die zu erfüllenden Aufgaben notwendig sind. Schließlich stellt der Bereich HR den aktiven Suchprozess sicher, berät die Fachbereiche bei der Bewerberauswahl und begleitet und dokumentiert die Vorstellungsgespräche. Oftmals sind die  Mitarbeiter des Bereiches Personal hier auch die Treiber der Fachbereiche, damit notwendige Entscheidungen hinsichtlich der Auswahl von Kandidaten auch getroffen werden, denn die Entscheidung, welcher Kandidat der Geeignete ist, trifft der Fachbereichsleiter. Und dauert eine Entscheidung bez. der Auswahl eines Kandidaten zu lange, kommt es häufig vor, dass dieser Kandidat sich bereits für ein anderes Unternehmen entschieden hat.

Eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung enthält nicht nur Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgeltes, sondern gibt auch insbesondere Auskunft über Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe von Abzügen, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse. Für den Fall, dass Fragen zu einer Abrechnung bestehen, ist der Bereich Personal gefordert, hier den Menschen mit Rat und sachkundigen Informationen eine nutzbringende Auskunft zu erteilen. Im Bereich Personal werden zu jedem Mitarbeiter die entsprechend notwendigen Informationen gesammelt und aufbereitet, damit am Ende einer Abrechnungsperiode die Zahlungen stimmig sind.

Die Planung und Durchführung von unternehmensinternen Weiterbildungsmaßnahmen wird häufig durch den Personalbereich (z.B. der Personalentwicklung) wahrgenommen. Hier gilt es, die einzelnen Fachbereiche hinsichtlich des Bildungsbedarfes zu befragen, (z.B. in Bereichen Kommunikation, Fremdsprachen oder IT- Anwendungen), um schließlich bedarfsgerechte Weiterbildungsprogramme aufzubauen. Die Sichtung des breiten Weiterbildungsmarktes, das Einholen von Angeboten, das Briefen von Trainern und schließlich die Begleitung der Durchführung von unternehmensinternen Programmen sind immer weiter Aufgaben des Personalbereiches.

Ein Personaler hat immer wieder mit dem Thema Arbeitsrecht zu tun, ob z.B. eine Kündigung krankenbedingt oder verhaltensbedingt erfolgt, oder auch wie eine Abmahnung korrekt zu formulieren ist. Auch wenn es um Themen wie Arbeitsplatzgestaltung oder Stellenausschreibungen geht, oder wenn Verhandlungen mit dem Betriebsrat anstehen und das allgemeine Betriebsverfassungsgesetz bei solchen Gesprächen ein Rolle spielt, ist das Arbeitsrecht ist ein ständiger Begleiter der Personalabteilung.

Der HR- Bereich legt oft die Systematik fest, nach welcher im Unternehmen die Personalkosten und die Stellen geplant und controllt werden. Dabei ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Unternehmenscontrolling notwendig. Die Personalkosten sollen schließlich auf die entsprechenden Kostenstellen verbucht werden. Hier spielt z.B. der Zeitartenschlüssel, oder die Lohnkostenart eine Rolle. Auch ist es wichtig, welche Personalkosten (z.B. Kosten für Weiterbildungsmaßnahmen, oder für Stellensuche) neben der eigentlichen Lohn- und Gehaltskosten geplant werden, oder anfallen können.

Ein Ziel zu finden ist nicht schwer. Das Instrument der Zielerfüllung aufzubauen hingegen schon. Der HR- Bereich ist mit der Entwicklung, Schulung und der Betreuung von Zielvereinbarungen immer wieder begleitend betraut. Bei dem Aufbau gilt es, die Ziele zu formulieren, dass diese auch Messbar sind, denn ein Bereichsleiter und der Mitarbeiter, sollte den Grad der Zielerfüllung immer nachvollziehen können, damit die Akzeptanz dieses sehr nutzbringenden Tools zur Motivation und zum Unternehmensergebnis beitragen kann. Die rechtlichen Rahmenbedingungen, welche bei der Implementierung solcher Programme zu beachten sind, stellen nur einen Teil der Aufgaben des HR- Bereiches dar.

Der Personalbereich hat häufig mit dem Thema Employer Branding zu tun, dahingehend dass die Außenwirkung gewahrt wird. Da diese unternehmensstrategische Maßnahme, bei der Konzepte aus dem Marketing – insbesondere der Markenbildung – angewandt werden, um ein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber darzustellen und von anderen Wettbewerbern im Arbeitsmarkt positiv abzuheben, ein wichtiger Faktor bei der Mitarbeitergewinnung darstellt. Angesichts des mehr und mehr zunehmenden Personal- und Fachkräftemangels im Retail, nutzen viele Ladenbauer und Handelsunternehmen, oder auch Konsumgüterhersteller dieses strategische Instrument, um sich als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren, um so einen Beitrag zur Mitarbeitergewinnung und –bindung zu leisten.

Der Bereich des Gesundheitsmanagement, welcher sich aktiv mit den Arbeitsbedingungen und der Umwelt des Arbeitsplatzes beschäftigt, ist ebenfalls häufig ein Thema, in dem der Bereich des HR integriert ist. Wird auf der einen Seite die Gesundheit und Motivation der Belegschaft nachhaltig gefördert wird somit auf der anderen Seite die Produktivität, Produkt- und Dienstleistungsqualität eines Unternehmens erhöht, hier ist auch das Employer Branding mit eingebunden, gilt es doch, die durchgeführten Tätigkeiten entsprechend zu kommunizieren. Der Personalbereich leistet hier oft einen aktiven Beitrag, da rechtliche Aspekte zu berücksichtigen sind und auf die unterschiedlichen Belange von Mitarbeitern, welche in verschiedenartigen Betriebsteilen beschäftigt sind.